Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem platformy Zone4.pl / ZoneCloud jest:

• Nazwa: 651 Dominik Podkański
• Adres: ul. Domaszowska 115D, 25-420 Kielce
• E-mail: kontakt@zone4.pl
• Telefon: +48 666 832 222

W zakresie realizacji konkretnego zamówienia, zapisu lub usługi odrębnym administratorem danych może być również właściwy Sprzedawca/Organizator wskazany przy danej ofercie — aktualna lista podmiotów znajduje się w Regulaminie platformy (§3).

ZoneCloud to aplikacja webowa do zarządzania szkołami i klubami sportowymi. Niniejsza polityka obejmuje serwisy prowadzone przez Administratora w domenach zone4.pl, zone4rollin.pl i biegowki-warszawa.pl, panel klienta app.zone4.pl oraz aplikację mobilną Zone4.

System udostępnia oddzielne panele dla klientów, administratorów, instruktorów oraz wychowawców, dostosowane do potrzeb każdej z tych ról.

3.1. Dane użytkownika (rodzica/opiekuna)

• Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, data urodzenia
• Hasło (przechowywane wyłącznie w formie zaszyfrowanej)
• Dane fizyczne (wzrost, rozmiar buta, waga) — na potrzeby doboru sprzętu sportowego

3.2. Dane uczestników (dzieci i innych osób)

• Imię i nazwisko, data urodzenia, typ uczestnika (dziecko, dorosły)
• Dyscyplina sportowa i poziom zaawansowania
• Dane fizyczne (wzrost, rozmiar buta, waga) — na potrzeby doboru sprzętu sportowego
• Informacje z karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku (m.in. o stanie zdrowia, alergiach, przeciwwskazaniach) — w zakresie wymaganym przepisami o wypoczynku dzieci i młodzieży; dane o zdrowiu przetwarzamy na podstawie zgody rodzica/opiekuna (art. 9 ust. 2 lit. a RODO)

3.3. Dane dotyczące rezerwacji i usług

• Zapisy na zajęcia grupowe, lekcje indywidualne, wydarzenia i półkolonie oraz ich historia i statusy płatności
• Zamówienia w sklepie (towary, vouchery) i dane do dostawy
• Dokumenty (umowy) oraz historia korespondencji (wysłane e-maile i SMS-y) — na potrzeby obsługi klienta
• Danych kart płatniczych nie przechowujemy — płatności obsługują operatorzy płatności (Stripe, PayU)

3.4. Numer telefonu przy rezerwacjach bez konta

Przy prośbie o termin lekcji składanej bez logowania prosimy o numer telefonu i potwierdzamy go jednorazowym kodem SMS. Dane weryfikacji (numer, kod, adres IP) przechowujemy krótkotrwale — wyłącznie w celu potwierdzenia rezerwacji i zapobiegania nadużyciom.

3.5. Opinie o zajęciach i instruktorach

Po zajęciach użytkownik może wystawić opinię (rekomendacja, tagi, komentarz). Przy wystawianiu opinii użytkownik wybiera, czy opinia zostanie opublikowana z jego imieniem, czy anonimowo. Publikowana jest wyłącznie treść przeznaczona do publikacji; wskazówki „do poprawy" trafiają tylko do Administratora i instruktora.

3.6. Dane kandydatów do pracy

W ramach modułu rekrutacji (zakładka „Praca") przetwarzamy dane podane w zgłoszeniu (m.in. dane kontaktowe, CV, kwalifikacje) — w celu przeprowadzenia rekrutacji, na podstawie działań zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz przepisów prawa pracy. Dokumenty przechowywane są w prywatnym, zabezpieczonym magazynie plików.

3.7. Dane techniczne

• Adres IP, dane o korzystaniu z systemu (logi — maks. 12 miesięcy)
• Pliki cookies niezbędne do działania serwisu (sesja, logowanie, koszyk, zapamiętanie zgód)
• Identyfikatory cookies analitycznych i marketingowych (Google, Meta) — wyłącznie po wyrażeniu zgody (pkt 12)
• Raporty o błędach aplikacji (m.in. adres IP, informacje o przeglądarce, przebieg żądania) — w ramach monitoringu błędów Sentry, w prawnie uzasadnionym interesie Administratora (utrzymanie i bezpieczeństwo serwisu)

• Realizacja umów — obsługa rezerwacji i zamówień, zarządzanie uczestnictwem w zajęciach, wydarzeniach i półkoloniach, obsługa voucherów
• Dobór sprzętu — dopasowanie sprzętu sportowego na podstawie danych fizycznych
• Komunikacja — potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia o płatnościach i zajęciach, informacje organizacyjne — e-mailem, SMS-em oraz powiadomieniem push (aplikacja mobilna)
• Bezpieczeństwo uczestników — dopasowanie poziomu zaawansowania, opieka podczas wypoczynku, dokumentacja wymagana przepisami o wypoczynku dzieci i młodzieży
• Rozliczenia finansowe — obsługa płatności, generowanie dokumentów sprzedaży
• Wypełnienie obowiązków prawnych — dokumentacja podatkowa, rachunkowa i oświatowa
• Rekrutacja — rozpatrywanie zgłoszeń kandydatów do pracy
• Utrzymanie i bezpieczeństwo serwisu — monitoring błędów, zapobieganie nadużyciom
• Statystyka i marketing — pomiar ruchu i skuteczności reklam, wyłącznie za zgodą (pkt 12)

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — zawarcie i wykonanie umowy (rezerwacje, zamówienia, rekrutacja)
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne (dokumentacja podatkowa, karty kwalifikacyjne wypoczynku — art. 92k ustawy Prawo oświatowe)
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (marketing, cookies analityczne/marketingowe, publikacja wizerunku)
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo systemu, monitoring błędów, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń)
• Art. 9 ust. 2 lit. a RODO — zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu dziecka podanych w karcie kwalifikacyjnej (w zakresie wykraczającym poza obowiązek ustawowy)

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych wyżej:

• Sprzedawcom/Organizatorom — podmiotom będącym stroną umowy przy danej ofercie (lista w Regulaminie, §3)
• Instruktorom — w zakresie niezbędnym do prowadzenia zajęć (imię, wiek uczestnika, poziom zaawansowania)
• Wychowawcom — w zakresie niezbędnym do opieki podczas wypoczynku (dane kontaktowe rodziców, informacje o uczestnikach)
• Operatorom płatności — Stripe Payments Europe Ltd oraz PayU S.A.
• Dostawcom przesyłek — InPost sp. z o.o. (zamówienia ze sklepu)
• Dostawcom infrastruktury IT — hosting aplikacji (Vercel), baza danych i magazyn plików (Supabase), wysyłka wiadomości e-mail (EmailLabs), poczta elektroniczna (OVH), wysyłka SMS (SMSAPI.pl), monitoring błędów (Sentry)
• Google (Google Ireland Limited) — narzędzia analityczne i reklamowe (Google Analytics 4, Google Ads) — wyłącznie po wyrażeniu zgody
• Meta (Meta Platforms Ireland Limited) — Piksel Meta (pomiar skuteczności reklam, remarketing) — wyłącznie po wyrażeniu zgody
• Organom publicznym — gdy wymagają tego przepisy prawa (np. kuratorium oświaty w zakresie dokumentacji wypoczynku)

Nie sprzedajemy danych osobowych. Dostawcy usług przetwarzają dane na nasze zlecenie na podstawie umów powierzenia albo — jak operatorzy płatności, dostawcy przesyłek, Google i Meta — jako odrębni administratorzy w zakresie swoich usług.

Niektórzy dostawcy (Google, Meta, Sentry, Vercel) mogą przetwarzać dane — w tym identyfikatory cookies i skrócone adresy IP — na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń: decyzji o adekwatności (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

• Dane konta użytkownika — do momentu usunięcia konta
• Dane rezerwacji, zamówień i dokumentacja umów — przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat dla celów podatkowych)
• Dokumentacja wypoczynku (karty kwalifikacyjne) — przez okres wymagany przepisami o wypoczynku dzieci i młodzieży
• Dane rekrutacyjne — do zakończenia procesu rekrutacji, a za zgodą kandydata — na potrzeby przyszłych rekrutacji
• Dane marketingowe — do momentu cofnięcia zgody
• Dane weryfikacji telefonu (SMS) — krótkotrwale, w zakresie niezbędnym do potwierdzenia rezerwacji i zapobiegania nadużyciom
• Logi systemowe i raporty błędów — maksymalnie 12 miesięcy

Każdemu użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do danych — uzyskania informacji o przetwarzanych danych,
• sprostowania danych — poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• usunięcia danych — („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie,
• sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody — w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania,
• skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Użytkownik może w każdej chwili usunąć swoje konto i powiązane dane osobowe. Aby usunąć konto, należy:

1. zalogować się do panelu użytkownika,
2. przejść do zakładki „Ustawienia konta",
3. kliknąć przycisk „Usuń konto".

⚠️ Uwaga: usunięcie konta powoduje trwałe usunięcie danych osobowych, historii rezerwacji oraz informacji o uczestnikach. Dane, których przechowywanie jest wymagane prawnie (np. faktury, umowy, dokumentacja wypoczynku), mogą być przechowywane przez wymagany okres pomimo usunięcia konta.

W przypadku pytań lub problemów z usunięciem konta prosimy o kontakt: kontakt@zone4.pl.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, m.in.:

• szyfrowanie połączeń (TLS),
• bezpieczne przechowywanie haseł (wyłącznie w formie skrótów kryptograficznych),
• kontrolę dostępu do danych na poziomie bazy danych — każda rola widzi tylko dane niezbędne do swojej funkcji,
• regularne, automatyczne kopie zapasowe,
• monitoring błędów i bezpieczeństwa systemu.

Wykorzystujemy pliki cookies oraz podobne technologie w trzech kategoriach:

• Niezbędne — konieczne do działania serwisu (sesja, logowanie, koszyk, zapamiętanie wyboru zgód). Nie wymagają zgody.
• Analityczne — Google Analytics 4 (GA4): pomiar liczby odwiedzin, źródeł ruchu i interakcji na stronie w celach statystycznych. Wymagają zgody.
• Marketingowe — Google Ads oraz Piksel Meta (Facebook/Instagram): pomiar skuteczności reklam (konwersje, np. zapis na półkolonie) oraz remarketing. Wymagają zgody.

Cookies analityczne i marketingowe uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies — osobno dla każdej z naszych domen. Do czasu wyrażenia zgody stosujemy mechanizm Google Consent Mode (domyślnie brak zgody — narzędzia nie zapisują plików cookies w Twojej przeglądarce); analogicznie Piksel Meta nie jest uruchamiany bez zgody.

Dostawcami narzędzi są Google Ireland Limited oraz Meta Platforms Ireland Limited. W ramach tych usług dane (m.in. identyfikatory plików cookies, skrócony adres IP) mogą być przetwarzane również w USA — na podstawie zabezpieczeń opisanych w pkt 7.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając „Ustawienia cookies" w stopce strony. Możesz także zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki.

Aplikacja mobilna Zone4 może — za zgodą wyrażoną w systemie operacyjnym urządzenia — wysyłać powiadomienia push (np. potwierdzenia i przypomnienia o zajęciach). W tym celu przechowujemy techniczny identyfikator urządzenia (token push) powiązany z kontem. Powiadomienia można wyłączyć w każdej chwili w ustawieniach systemowych urządzenia; token jest wówczas dezaktywowany.

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności — m.in. w razie zmian przepisów lub wykorzystywanych narzędzi. O istotnych zmianach poinformujemy e-mailem lub powiadomieniem w systemie, a data ostatniej aktualizacji jest zawsze widoczna na górze strony.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:

• Administrator: 651 Dominik Podkański
• Adres: ul. Domaszowska 115D, 25-420 Kielce
• E-mail: kontakt@zone4.pl
• Telefon: +48 666 832 222